Qué es la firma electrónica de la DIAN
El instrumento de firma electrónica (IFE) es el mecanismo que entrega la DIAN para firmar documentos en sus servicios informáticos. Está regulado por la Resolución 000070 de 2016 de la DIAN y se apoya en la Ley 527 de 1999, que reconoce a la firma electrónica los mismos efectos jurídicos de la firma manuscrita cuando cumple los requisitos de la ley.
Con la firma electrónica puede, entre otros trámites:
- Presentar declaraciones virtuales: renta, IVA, retención en la fuente y otras.
- Formalizar la actualización del RUT en línea.
- Radicar solicitudes, como la devolución de saldos a favor.
- Enviar información exógena y otros reportes a la DIAN.
La necesitan, en especial, las personas obligadas a declarar de forma virtual, los representantes legales, los revisores fiscales y los contadores que firman declaraciones.
Requisitos
- RUT activo con datos actualizados, en particular el correo electrónico.
- Usuario registrado en el portal de la DIAN.
- Acceso al correo del RUT para recibir los códigos de verificación.
Dato útil: la firma es personal. En una empresa, quien firma es la persona natural que actúa como representante legal, con su propia firma electrónica y en nombre de la organización.
Paso a paso para solicitarla
- Inicie sesión en el portal de la DIAN (sitio externo) con su usuario, a nombre propio.
- Busque la opción de firma electrónica en el menú de servicios en línea y elija solicitarla o emitirla.
- Revise sus datos del RUT y acepte las condiciones de uso del instrumento.
- Ingrese el código de verificación que la DIAN envía al correo registrado en el RUT.
- Cree su clave de firma, distinta de la contraseña con la que entra al portal, y confírmela.
- Guarde la clave en un lugar seguro. Cada vez que firme un documento en los servicios de la DIAN, el sistema se la pedirá.
Vigencia, renovación y recuperación de la clave
- Vigencia: el instrumento de firma electrónica de la DIAN tiene una vigencia de tres años. Revise la fecha antes de temporadas de declaración.
- Renovación: cuando esté por vencer, solicite una nueva desde la misma opción del portal; el proceso es igual al inicial.
- Olvidó la clave: use la opción para recuperar o cambiar la clave de firma. La DIAN enviará un código al correo del RUT.
Atención: si ya no tiene acceso al correo del RUT, no podrá recibir el código. En ese caso agende una cita con la DIAN para actualizar el correo y luego tramite de nuevo la firma.
Firma electrónica, firma digital y certificado para facturar
Estos tres instrumentos se confunden con frecuencia:
| Firma electrónica de la DIAN | Firma digital certificada | Certificado de la facturación gratuita | |
|---|---|---|---|
| Quién la emite | DIAN | Entidades de certificación acreditadas por el ONAC | DIAN, dentro de su solución gratuita |
| Costo | Gratis | Tiene costo | Gratis |
| Para qué sirve | Trámites en los servicios en línea de la DIAN | Firmar documentos electrónicos ante cualquier persona o entidad, y facturar con software propio o de un proveedor | Firmar las facturas emitidas en la solución gratuita de la DIAN |
Si va a facturar con la herramienta de la DIAN, consulte la guía de facturación electrónica gratuita.
Recomendaciones de seguridad
- No comparta la clave con nadie, ni siquiera con su contador: todo lo que se firme con ella se entiende firmado por usted.
- Cambie la clave si sospecha que otra persona la conoce.
- Verifique que está en el dominio dian.gov.co antes de escribir su clave. La DIAN no la pide por teléfono, correo ni mensajería.