Persona natural o sociedad: qué le conviene
La primera decisión es si opera como persona natural comerciante o si crea una sociedad. La diferencia más importante es la responsabilidad frente a las deudas del negocio.
| Persona natural comerciante | SAS (sociedad por acciones simplificada) | Sociedad limitada | |
|---|---|---|---|
| Norma | Código de Comercio | Ley 1258 de 2008 | Código de Comercio |
| Número de socios | Una persona | Uno o más accionistas | De 2 a 25 socios |
| Responsabilidad | Ilimitada: responde con su patrimonio personal | Limitada al monto de los aportes, con las excepciones de ley | Limitada a los aportes, con las excepciones de ley |
| Cómo se constituye | Matrícula mercantil | Documento privado inscrito en la Cámara de Comercio | Escritura pública |
| Flexibilidad | Alta, pero sin separación patrimonial | Muy alta: objeto y duración indefinidos | Menor; cambios requieren reformas formales |
La SAS es hoy la figura más usada porque puede tener un solo accionista, se crea sin notaría y separa el patrimonio personal del de la empresa. Solo se requiere escritura pública cuando entre los aportes iniciales hay bienes que la exigen, como inmuebles.
Dato útil: cualquier empresa, sin importar su forma, necesita revisor fiscal si al cierre del año anterior tuvo activos brutos superiores a 5.000 salarios mínimos o ingresos brutos superiores a 3.000 salarios mínimos (Ley 43 de 1990).
Paso a paso para crear una SAS
- Elija el nombre y verifique que esté disponible en el Registro Único Empresarial y Social (RUES (sitio externo)).
- Defina la actividad económica con su código CIIU y, si tendrá local, consulte en la alcaldía el uso del suelo permitido.
- Redacte los estatutos en un documento privado: nombre, domicilio, objeto, capital autorizado, suscrito y pagado, forma de administración y representante legal.
- Registre la sociedad en la Cámara de Comercio de su domicilio. En varias ciudades el trámite se hace en línea a través de la Ventanilla Única Empresarial (sitio externo), que integra el registro mercantil con la inscripción en el RUT.
- Pague el impuesto de registro y los derechos de matrícula que liquide la Cámara de Comercio.
- Obtenga el NIT y revise el RUT. Verifique que el RUT quede definitivo y con las responsabilidades correctas; si falta información, actualícelo.
- Abra una cuenta bancaria a nombre de la sociedad.
- Tramite la firma electrónica del representante legal y, si debe facturar, habilítese como facturador electrónico.
- Registre en la Cámara de Comercio los libros de actas y de registro de accionistas.
- Afíliese como empleador antes de contratar: EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación, con pago mensual por la PILA.
Cuánto cuesta crear una empresa
Los valores exactos dependen del departamento, del capital y de los activos, así que pida la liquidación en su Cámara de Comercio. Los conceptos que pagará son:
| Concepto | Quién lo cobra | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Impuesto de registro | Departamento | Entre el 0,3 % y el 0,7 % del capital (actos con cuantía, Ley 223 de 1995) |
| Derechos de matrícula mercantil | Cámara de Comercio | Tarifa según el valor de los activos |
| Inscripción de documentos y libros | Cámara de Comercio | Tarifa fija por acto |
| Certificados de existencia y representación | Cámara de Comercio | Tarifa fija por certificado |
Consejo: la Ley 1780 de 2016 exonera del pago de la matrícula mercantil y de la renovación del primer año a las pequeñas empresas jóvenes, es decir, las que tienen hasta 50 trabajadores y activos que no superan 5.000 salarios mínimos, cuando la mitad más uno de las cuotas o acciones pertenece a personas entre 18 y 35 años. Pregunte por este beneficio al registrar.
Obligaciones desde el primer año
- Renovar la matrícula mercantil cada año, a más tardar el 31 de marzo (artículo 33 del Código de Comercio).
- Llevar contabilidad bajo las normas de información financiera que correspondan a su tamaño.
- Declarar y pagar impuestos: renta, IVA si es responsable, retención en la fuente si es agente retenedor, e industria y comercio (ICA) en el municipio.
- Reportar beneficiarios finales en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) de la DIAN.
- Evaluar el Régimen Simple de Tributación, disponible para personas naturales y jurídicas con ingresos brutos inferiores a 100.000 UVT, que unifica varios impuestos en un solo pago.
- Proteger datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y, si supera los topes, inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.