Qué es el RUT y quién debe tenerlo
El RUT es el mecanismo único con el que la DIAN identifica, ubica y clasifica a quienes tienen obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias (artículo 555-2 del Estatuto Tributario). Al inscribirse, la DIAN asigna el NIT; en las personas naturales corresponde al número de cédula más un dígito de verificación.
Deben estar inscritos, entre otros:
- Las personas naturales obligadas a declarar renta.
- Los responsables del IVA y quienes deben expedir factura.
- Las personas jurídicas y sociedades, desde su constitución.
- Los agentes de retención, importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
- Quienes deban cumplir obligaciones como independientes o contratistas, cuando la entidad contratante lo exige.
Cuándo debe actualizarlo
Debe actualizar el RUT cuando cambie cualquier dato registrado, a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que origina el cambio (Decreto 1625 de 2016). Los casos más habituales son:
- Cambio de dirección, ciudad, teléfono o correo electrónico.
- Nueva actividad económica (código CIIU) o cambio de la principal.
- Cambio de responsabilidades: por ejemplo, cuando pasa a ser responsable de IVA, entra al Régimen Simple o se vuelve facturador electrónico.
- Cambio de representante legal, revisor fiscal, contador o socios.
- Apertura o cierre de establecimientos de comercio.
Atención: el correo del RUT es el canal donde la DIAN le notifica actos y le envía los códigos de seguridad. Si está desactualizado, puede perder plazos para responder y no podrá recuperar su firma electrónica.
Requisitos para actualizar en línea
- Usuario registrado en el portal de la DIAN (documento y contraseña).
- Firma electrónica vigente para formalizar los cambios. Si no la tiene, solicítela gratis.
- Acceso al correo electrónico registrado en el RUT.
- Soportes del cambio cuando aplique; por ejemplo, el certificado de existencia y representación legal si se trata de una sociedad.
Paso a paso para actualizar el RUT
- Ingrese al portal de la DIAN (dian.gov.co (sitio externo)) con su usuario. Elija si actúa a nombre propio o en representación de una organización.
- Abra la opción de actualización del RUT en el menú de servicios en línea.
- Edite el formulario (formulario 001). Recorra las hojas y modifique solo las casillas que cambiaron: ubicación, actividad económica, responsabilidades o representación.
- Valide la información con la opción de revisión. El sistema señala campos incompletos o incoherentes antes de enviar.
- Formalice con su firma electrónica. Sin este paso la actualización queda como borrador y no produce efectos.
- Descargue la copia del RUT en PDF y verifique la fecha de generación y los datos modificados.
Los nombres de los botones pueden variar ligeramente cuando la DIAN actualiza su portal, pero la secuencia —editar, validar, firmar y descargar— se mantiene.
Dato útil: si no tiene firma electrónica ni acceso al correo del RUT, pida una cita virtual o presencial en los canales de atención de la DIAN. Con el documento de identidad pueden actualizar el correo y habilitarle de nuevo el acceso.
Responsabilidades más comunes del RUT
Las responsabilidades le dicen a la DIAN qué obligaciones tiene. Estos son los códigos que más se consultan:
| Código | Responsabilidad | A quién suele aplicar |
|---|---|---|
| 05 | Impuesto sobre la renta, régimen ordinario | Personas jurídicas y naturales declarantes |
| 07 | Retención en la fuente a título de renta | Agentes de retención |
| 09 | Retención en la fuente en el IVA | Agentes de retención de IVA |
| 14 | Informante de exógena | Quienes deben reportar información exógena |
| 42 | Obligado a llevar contabilidad | Sociedades y comerciantes |
| 47 | Régimen Simple de Tributación | Inscritos en el SIMPLE |
| 48 | Impuesto sobre las ventas (IVA) | Responsables de IVA |
| 49 | No responsable de IVA | Personas naturales que no cumplen los topes |
| 52 | Facturador electrónico | Quienes expiden factura electrónica |
| 55 | Informante de beneficiarios finales | Personas jurídicas y estructuras sin personería |
Verifique la lista completa en el propio formulario: marcar una responsabilidad que no le corresponde, o dejar de marcar una que sí, genera obligaciones o sanciones.
Errores frecuentes al actualizar
- Mantener la responsabilidad 48 o la 49 cuando su situación frente al IVA cambió.
- Elegir un código CIIU que no describe su actividad real, lo que afecta retenciones, el impuesto de industria y comercio y la facturación.
- Guardar sin firmar: la actualización no queda formalizada.
- Confundir actualización con cancelación: cancelar el RUT es otro trámite, con requisitos propios.
- Pagarle a un tercero por un trámite que es gratuito y rápido de hacer en línea.