Quién debe expedir factura electrónica
Están obligados a facturar, por regla general, quienes vendan bienes o presten servicios y sean responsables del IVA, las personas jurídicas y las personas naturales comerciantes, según los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario y la reglamentación de la DIAN.
Algunas personas no están obligadas: el artículo 616-2 del Estatuto Tributario enumera excepciones, y muchas personas naturales no responsables de IVA tampoco deben facturar. Aun así, cualquier persona puede facturar electrónicamente de forma voluntaria.
El sistema de facturación electrónica incluye varios documentos: factura de venta, notas crédito y débito, documento soporte en compras a no obligados a facturar, nómina electrónica y documento equivalente electrónico (como el tiquete POS).
Ventajas y límites de la solución gratuita
| Ventajas | Límites |
|---|---|
| No tiene costo y permite emitir documentos de forma ilimitada | La digitación es manual; no se integra con inventarios ni contabilidad |
| Tiene plena validez legal: la DIAN valida cada factura antes de enviarla | No está pensada para altos volúmenes de facturas diarias |
| Permite recibir y consultar las facturas de proveedores | El soporte es el de los canales generales de la DIAN |
Consejo: la solución gratuita es ideal para profesionales independientes y pequeños negocios que emiten pocas facturas al mes. Si factura a diario o necesita integración con su sistema contable, evalúe un proveedor tecnológico.
Requisitos
- RUT actualizado con la responsabilidad 52, facturador electrónico. Si le falta, actualice el RUT.
- Usuario registrado en el portal de la DIAN y acceso al correo del RUT.
- Firma electrónica para los trámites relacionados, como la solicitud de numeración. Vea la guía de firma electrónica.
- Un computador o dispositivo con conexión a internet.
Paso a paso para habilitarse
- Regístrese como facturador electrónico en el portal de habilitación de factura electrónica de la DIAN, con los datos de la empresa o persona natural y los del representante legal.
- Elija el modo de operación “Software gratuito DIAN” (solución gratuita).
- Haga el set de pruebas: emita en ambiente de pruebas 2 facturas electrónicas, 1 nota crédito y 1 nota débito. Cuando el set se aprueba, su estado cambia a “Habilitado”.
- Solicite la numeración de facturación en los servicios en línea de la DIAN (formulario 1876) y firme la solicitud.
- Asocie los prefijos y rangos autorizados a la solución gratuita.
- Solicite el certificado gratuito dentro de la solución. Es indispensable para firmar las facturas que emita.
Cómo emitir una factura
- Ingrese a la solución gratuita de facturación de la DIAN.
- Registre los datos del comprador: tipo y número de documento, nombre y correo electrónico.
- Agregue los productos o servicios con cantidades, precios y tarifa de IVA. Puede verificar los valores con la calculadora de IVA.
- Revise los totales y envíe. La DIAN hace la validación previa y asigna el CUFE, el código único que identifica cada factura.
- El comprador recibe la factura en su correo: un archivo XML con valor legal y su representación gráfica en PDF.
Errores frecuentes y sanciones
- Facturar con una numeración vencida o que no está asociada a la solución gratuita.
- Registrar mal los datos del comprador, lo que obliga a expedir notas crédito.
- Aplicar una tarifa de IVA incorrecta a bienes excluidos, exentos o de tarifa diferencial.
- No expedir factura estando obligado: el Estatuto Tributario prevé sanciones como multas y la clausura del establecimiento (artículos 652, 657 y 684-2).