# Facturación electrónica gratuita de la DIAN: cómo habilitarse y facturar

> Use la solución gratuita de facturación electrónica de la DIAN en 2026: quién debe facturar, requisitos, habilitación, set de pruebas, numeración y errores comunes.

- URL canónica: https://abogadoexpertofamilia.es/facturacion-electronica-gratis.html
- Sección: DIAN
- Última actualización: 2026-09-15
- Editor: Equipo editorial ImpuestosCol (ImpuestosCol)
- Naturaleza: contenido informativo independiente; no es un sitio oficial del Estado colombiano.

La DIAN ofrece una solución gratuita para que personas naturales y empresas emitan y reciban facturas electrónicas sin pagar software. Estos son los pasos para habilitarse y empezar a facturar de forma legal.

## Quién debe expedir factura electrónica

Están obligados a facturar, por regla general, quienes vendan bienes o presten servicios y sean **responsables del IVA**, las **personas jurídicas** y las **personas naturales comerciantes**, según los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario y la reglamentación de la DIAN.

Algunas personas no están obligadas: el artículo 616-2 del Estatuto Tributario enumera excepciones, y muchas personas naturales **no responsables de IVA** tampoco deben facturar. Aun así, cualquier persona puede facturar electrónicamente de forma voluntaria.

El sistema de facturación electrónica incluye varios documentos: factura de venta, notas crédito y débito, documento soporte en compras a no obligados a facturar, nómina electrónica y documento equivalente electrónico (como el tiquete POS).

## Ventajas y límites de la solución gratuita

| Ventajas | Límites |
| --- | --- |
| No tiene costo y permite emitir documentos de forma ilimitada | La digitación es manual; no se integra con inventarios ni contabilidad |
| Tiene plena validez legal: la DIAN valida cada factura antes de enviarla | No está pensada para altos volúmenes de facturas diarias |
| Permite recibir y consultar las facturas de proveedores | El soporte es el de los canales generales de la DIAN |

> **Consejo:** la solución gratuita es ideal para profesionales independientes y pequeños negocios que emiten pocas facturas al mes. Si factura a diario o necesita integración con su sistema contable, evalúe un proveedor tecnológico.

## Requisitos

- **RUT actualizado** con la responsabilidad **52, facturador electrónico**. Si le falta, [actualice el RUT](https://abogadoexpertofamilia.es/actualizar-rut.html).
- **Usuario registrado** en el portal de la DIAN y acceso al correo del RUT.
- **Firma electrónica** para los trámites relacionados, como la solicitud de numeración. Vea la guía de [firma electrónica](https://abogadoexpertofamilia.es/firma-electronica.html).
- Un computador o dispositivo con conexión a internet.

## Paso a paso para habilitarse

1. **Regístrese como facturador electrónico** en el portal de habilitación de factura electrónica de la DIAN, con los datos de la empresa o persona natural y los del representante legal.
2. **Elija el modo de operación “Software gratuito DIAN”** (solución gratuita).
3. **Haga el set de pruebas**: emita en ambiente de pruebas **2 facturas electrónicas, 1 nota crédito y 1 nota débito**. Cuando el set se aprueba, su estado cambia a “Habilitado”.
4. **Solicite la numeración de facturación** en los servicios en línea de la DIAN (formulario 1876) y firme la solicitud.
5. **Asocie los prefijos y rangos** autorizados a la solución gratuita.
6. **Solicite el certificado gratuito** dentro de la solución. Es indispensable para firmar las facturas que emita.

## Cómo emitir una factura

1. Ingrese a la solución gratuita de facturación de la DIAN.
2. Registre los datos del comprador: tipo y número de documento, nombre y correo electrónico.
3. Agregue los productos o servicios con cantidades, precios y tarifa de IVA. Puede verificar los valores con la [calculadora de IVA](https://abogadoexpertofamilia.es/calculadora-iva.html).
4. Revise los totales y envíe. La DIAN hace la **validación previa** y asigna el **CUFE**, el código único que identifica cada factura.
5. El comprador recibe la factura en su correo: un archivo XML con valor legal y su representación gráfica en PDF.

## Errores frecuentes y sanciones

- **Facturar con una numeración vencida** o que no está asociada a la solución gratuita.
- **Registrar mal los datos del comprador**, lo que obliga a expedir notas crédito.
- **Aplicar una tarifa de IVA incorrecta** a bienes excluidos, exentos o de tarifa diferencial.
- **No expedir factura estando obligado**: el Estatuto Tributario prevé sanciones como multas y la clausura del establecimiento (artículos 652, 657 y 684-2).

## Preguntas frecuentes

### ¿La facturación electrónica de la DIAN es realmente gratis?

Sí. La solución gratuita de la DIAN no tiene costo y permite generar y recibir documentos electrónicos de forma ilimitada, incluido el certificado que se necesita para firmarlos.

### ¿Un no responsable de IVA debe facturar electrónicamente?

Por regla general, las personas naturales no responsables de IVA no están obligadas a facturar, salvo que cumplan otras condiciones previstas en la norma. Si le piden factura, puede habilitarse voluntariamente sin costo.

### ¿Cuánto tarda la habilitación?

Depende de usted: si tiene el RUT al día y completa el set de pruebas, el estado de habilitado puede quedar listo el mismo día. Después debe solicitar y asociar la numeración antes de facturar.

### ¿Qué es el CUFE?

Es el Código Único de Factura Electrónica. Lo genera el sistema para cada factura y permite verificar su autenticidad en el portal de la DIAN.

### ¿Puedo pasar después a un proveedor tecnológico?

Sí. Puede cambiar el modo de operación en el portal de habilitación y asociar la numeración al nuevo software. Conserve el acceso a sus facturas anteriores.

## Fuentes oficiales

- [DIAN: facturación gratuita](https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/facturacion-gratuita/Paginas/default.aspx)
- [DIAN: guía de facturación gratuita](https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/guia-de-facturacion-gratuita-dian/)
- [DIAN: instructivo de registro y habilitación](https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/instructivo-de-registro-y-habilitacion-en-factura-electronica-dian/)
- [DIAN: 5 pasos para facturar con el servicio gratuito](https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-5-pasos-para-empezar-a-facturar-electronicamente-con-el-Servicio-Gratuito-de-Facturacion-Electronica-de-la-DIAN.aspx)